10 consejos para escribir tu newsletter en menos tiempo.

Planificar

El primero, si solo me tuviera que quedar con uno, sería este porque es el más importante y al que menos tiempo veo que la gente dedica.

Se trata de planificar: qué quieres enviar, qué vas a vender, a quién se lo quieres vender, qué emails vas a enviar. Mucha gente se sienta frente al papel en blanco o al documento en blanco en su ordenador y ve qué va saliendo. Así es muy difícil ser productivo a la hora de escribir, esperando que la creatividad y las ideas lleguen justo cuando uno decide ponerse frente al ordenador. Lo siento, pero no funciona así.

Seguro que esto te ha pasado en otras áreas de tu negocio, como las redes sociales o cualquier otro contenido que generes. Cuando no estás frente al ordenador es cuando las mejores ideas te vienen. Esto tiene una explicación lógica, pero no entraré en detalles ahora. Lo importante es que planifiques tus campañas, y no solo email por email, sino que las veas dentro de un contexto general. Si vas a vender algo nuevo y hay una secuencia de emails, piensa en la secuencia como un todo, ordena esos emails y esto te dará una fluidez extraordinaria.

Por ejemplo, lo primero que hago es ordenar en el calendario esos emails, luego pongo las ideas y lo que quiero tratar en cada uno de esos puntos. A partir de ahí, empiezo a desarrollar. Es importante este tema de planificación porque cuando me siento a escribir un email, no tengo que estar pensando en qué escribir, ya está ahí en la pantalla. Ya tengo claro que en este email debo escribir sobre esto. A partir de ahí, desarrollo, incluso anoto previamente algunas ideas de cómo darle enfoque, qué historia contar, con qué enlazarlo, etcétera.

Así que para mí, el consejo más importante, el que más tiempo te va a ahorrar, es este. Luego verás que hay otras cosas que también te ahorrarán mucho tiempo, pero en mi opinión, el que más tiempo te ahorrará y menos energía te restará es este: planificar tus campañas, en el fondo, tener una estrategia de email marketing.

Plantillas

Bien, vamos con el segundo consejo, que es crear tus propias plantillas. Esto es especialmente importante si tienes diseños complejos, como por ejemplo en un e-commerce. No estés creando cada email desde cero.

Crea tus plantillas o reutiliza emails anteriores. Si tienen una estructura o un diseño similar, no tienes que estar reinventando el diseño en cada email. No pierdas tiempo en eso, porque tampoco es lo que más valora ningún usuario.

Si ves que esto te hace perder mucho tiempo porque siempre tienes que empezar de cero, crea tu plantilla. Cualquier herramienta te permitirá hacerlo.

Es verdad que trabajo con pocos modelos. Utilizo una plantilla con imagen o reutilizo el último email que envié. Esto me ahorra mucho tiempo. Duplicar campañas me ahorra un tiempo extraordinario, especialmente si siempre utilizas el mismo modelo. En mi caso, los emails son en texto plano y esto me facilita mucho la implementación. Duplico el email anterior, cambio el contenido, el asunto y la fecha, y adelante.

Yo escribo los emails en bloques, no suelo escribirlos el mismo día que los envío. Cuando me lees, estás leyendo al Paco de unos días anteriores. Esto también es un consejo extra: cuando implementas y duplicas campañas una detrás de otra, te ahorras mucho tiempo. No tienes que empezar cada email desde cero, lo que puede ahorrar fácilmente 20-30 minutos por semana.

Piensa que no solo se trata del tiempo empleado. También hay un tiempo de entrar y salir de la herramienta. Si lo haces email a email, sin planificación, hay un tiempo adicional de abrir la herramienta, entrar en el editor, hacer el email, enviarlo, y cerrar la herramienta. Al programar varios emails a la vez, te puedes ahorrar mucho tiempo.

La herramienta

Tercer consejo que te doy para ahorrar tiempo: utiliza una herramienta de email marketing sencilla de usar.

Estoy muy concienciado y en una cruzada contra la idea de que tu negocio dependa de la última herramienta gratuita disponible, lo cual puede condicionarte.

Olvídate de las herramientas gratuitas. Insisto, y aquí no me voy a extender porque ya lo he mencionado en varias ocasiones. Rebobina y revisa por qué no deberías elegir herramientas gratuitas, o sí, pero solo si se adaptan a tu negocio y no al revés. No adaptes tu negocio para no gastar dinero.

Utiliza una herramienta de email marketing que sea sencilla de usar y que se adapte a tu forma de trabajar. No te compliques. Lo que no pagues en dinero, lo pagarás en tiempo, o peor aún, poniendo el tiempo como excusa y dejando de utilizar la estrategia de marketing digital más rentable, que es el email marketing.

Texto plano

Cuarto consejo, este lo sigo al pie de la letra: utiliza texto plano. Bueno, confieso que el diseño no es lo mío, me dedico a escribir emails. Escribir, punto. No me meto en diseño ni en cosas complicadas.

Olvídate de pensar «mira qué bonito este email». Un email bonito no siempre vende. ¿Por qué? Porque no es el tipo de email que la gente recibe de personas de confianza. Cuando envías un email a tus amigos, a tu familia o a tu equipo, no te dedicas a diseñar un fondo bonito o a poner una foto. Vas al grano.

Te lo digo muchas veces, los emails que se abren, se clican y se consumen son los que caen siempre en la bandeja de entrada. Así que, en la medida de lo posible, simplifica el diseño. Usa texto plano siempre que puedas. Te hará perder mucho menos tiempo en elegir imágenes, subirlas, etc.

Escribe como hablas

Quinto consejo importantísimo: no escribas de una forma que no te represente, es decir, escribe como hablas.

Veo que muchas personas se bloquean porque creen que esto es un concurso de literatura, y no es así. Se trata de transmitir un mensaje de la forma más llana y cercana a cómo eres, porque el email es un medio personal.

No estamos ante un gran público como en redes sociales. Sí, es cierto que muchas personas reciben nuestros correos, pero no estamos expuestos de la misma manera. La clave es que el mensaje sea lo más cercano posible, para que la gente abra los emails por los mismos motivos que abre los correos de su círculo cercano: porque eres alguien de confianza y tienen la sensación de que te conocen.

Revisa

Sexto consejo: primero suelta el contenido. Es decir, no te pares a corregir mientras estás escribiendo. Primero haz el email.

Escríbelo tal cual lo estás pensando, no te dejes nada. Después, revisa tantas veces como consideres necesario. Yo, de hecho, muy rara vez programo el email el mismo día que lo escribo. Es raro. Puede que, por alguna circunstancia, no haya podido programar antes y tenga que hacerlo. Pero normalmente programo el más inmediato y al día siguiente reviso y programo el resto.

Esto es importante. Primero, porque al escribir todo de una vez, dejas plasmadas todas las ideas. El cerebro se desahoga. Por otro lado, tendemos a hablar y a escribir más de la cuenta, y en la revisión puedes simplificar, cambiar el formato, poner párrafos donde veas que puede ayudar en la lectura, etc.

Primero escribe y después revisa.

Recicla

Séptimo consejo: reutiliza el contenido y recicla en otros medios. Me da igual cómo lo hagas.

Puedes crear un email a partir de algo que publicaste en redes o sacar contenido de tus emails para redes, que es mi caso. El eje de todo el contenido que genero son el pódcast y el email diario. La gente me pregunta, ¿cómo te da tiempo a generar tanto contenido?

No, yo genero muy poquito contenido realmente. Lo que hago es crear estos pódcast y el email diario. Todo lo demás que ves en otros medios, como los tips de email en la web, algunos artículos del blog y sobre todo el contenido en redes sociales, sale de estas dos fuentes de contenido.

No pierdo el tiempo en crear contenido nuevo siempre. Además, no solo reutilizo, sino que también reciclo de distintas maneras. Es decir, un email puede haber salido en redes sociales o incluso puede salir 3-4 veces al año en distintos formatos o incluso en el mismo formato.

No pienses que, porque tú ves tu propio contenido muchas veces, la gente está harta de verlo. A lo mejor, y especialmente si tienes una audiencia pequeña, no lo ha visto nadie.

Así que, en este caso, reutiliza y recicla. Esto te ahorrará muchísimo tiempo. No te atasques pensando en que tienes que generar contenido nuevo para cada medio. Genera muy poquito y muévelo mucho.

Guarda tu contenido

Octavo consejo: utiliza un procesador de textos y luego transfiere tu contenido a tu herramienta de email marketing. Esto me ahorra muchísimo tiempo porque es mucho más ágil y sencillo escribir en un Google Docs que directamente en el editor de la herramienta de email marketing.

Además, esto facilita reutilizar y reciclar contenido. Al tener toda la información en un documento, no necesito depender de ninguna herramienta en particular. Si cambio de herramienta u ocurre cualquier imprevisto, el contenido sigue estando en mi poder.

Luego, simplemente copio y pego el contenido en el editor de emails de la herramienta de email marketing, ajusto el formato y listo. Esto me da una gran agilidad y eficiencia en mi proceso de creación de emails.

Horario

Noveno consejo: establece un horario fijo y un flujo de trabajo. Esto es crucial. Uno de los problemas más comunes que veo en mis alumnos, especialmente en los nuevos miembros de la comunidad de remitentes y en las dudas que recibo por correo, es que no encuentran tiempo porque priorizan otras tareas antes de escribir.

Si no dedico las primeras horas del día a escribir mi email diario, simplemente no se haría. Lo primero que hago por la mañana es trabajar para mi negocio. No trabajo en los emails de mis clientes hasta después. Yo madrugo mucho y esas horas antes del desayuno las dedico a esto. Tú decides cuál es la mejor hora para ti, pero si dejas esta tarea para el final del día, siempre habrá algo pendiente, algo urgente que posponga lo importante: seguir promocionando tu negocio y creando contenido.

Elijo la primera hora de la mañana porque me evita distracciones. A esa hora, no hay nadie molestando. Lo primero que hago no es abrir el correo ni el WhatsApp, sino sentarme delante del ordenador y crear mis contenidos. Utilizo la técnica Pomodoro y cualquier otra técnica de productividad que me ayude a enfocarme.

Lo más importante es que te pongas tú primero. Si no, siempre habrá algo que ocupe el tiempo que deberías destinar a crear tus newsletters.

Conoce a tu cliente

El último consejo tiene mucho que ver con el primero: conoce al dedillo a tu cliente ideal. El problema, muchas veces, por el que no vienen las ideas y pasas mucho tiempo dándole vueltas a un email es porque no sabes a quién te diriges.

Cuando tienes claro a quién te diriges, las cosas salen solas o prácticamente solas. Y cuando digo a quién te diriges, me refiero a saber qué le quita el sueño, cuál es su punto de dolor, qué le preocupa, cuáles son sus problemas, cómo los puedes solucionar y cómo lo solucionan tus productos o servicios.

Esto es clave a la hora de escribir un email, porque es lo que te va a permitir planificar. Cuando sabes lo que tienes que contar y a quién se lo tienes que contar, es mucho más fácil decir: «Voy a enviar 7 emails para promocionar este servicio». Entonces, piensas: «Tengo que hablar de esto y de esto a esta persona y de estos temas».

Esto te va a ahorrar muchísimo tiempo. Ya te he dicho que si sólo pudiera aplicar uno de estos consejos sería el primero, y este último está muy relacionado con él.

De hecho, al hablar del primer consejo, una de las cosas que mencioné es saber a quién estás hablando, a quién te diriges y, sobre todo, cómo puedes ayudar a esa persona a resolver sus problemas y que te pague por ello. Al final, para eso hacemos email marketing.

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