Como escoger el mejor momento para enviar emails

El marketing por correo electrónico consiste en enviar el correo adecuado a la persona indicada en el momento oportuno.

Hoy vamos a hablar de esto último, de esa oportunidad, de ese momento oportuno de cuándo es el mejor momento para enviar tus correos y es que esta es una de las dudas que más frecuentemente me hacéis, tanto por el correo como clientes en consultorías.

La Pregunta Fundamental: ¿Cuándo Enviar los Correos?

Bueno, ¿y a qué hora lo enviamos? Hoy vamos a intentar arrojar un poco de luz sobre este asunto, nada sencillo, ya te adelanto, y sí, voy a intentar que lo puedas adaptar a tu caso concreto, porque la respuesta más habitual a esta pregunta siempre suele ser: depende, depende.

Depende, sí, depende. Pero de todos esos depende, que ahora vamos a saber cuáles son, tienes que sacar tus propias conclusiones, porque al final todo se reduce a que, en algún momento, tendrás que presionar el botón de enviar y sacar ese correo adelante e intentar que esa acción te brinde el mayor retorno de la inversión posible.

Y es que, como te digo, acertar con el mejor momento para enviar tus correos a tu lista influye, influye en vender o no vender con tu próxima campaña de ventas por correo, incluso aunque vendas, en qué medida lo haces.

En definitiva, lo que aspiramos es a enviar nuestros correos en ese momento del día en el que nuestros tan ocupados suscriptores nos puedan prestar esa plena atención que nosotros nos imaginamos cuando, con toda la ilusión del mundo, escribimos nuestros correos antes de enviárselos, ¿no?

Y aquí, claro, te hago una reflexión para que veas que aquí no vamos a tratar tanto de una forma mágica cómo, sino de qué manera puedes trabajarte tú este mejor momento para ti, para tus suscriptores, para tu negocio, porque claro si hubiera una fórmula mágica, por ejemplo, envíalo a las 14:42 de los miércoles, los días que acaben en tres, pues todo el mundo enviaríamos en ese momento el correo y perdería su eficacia, ¿no?

Esto que puede sonar un poco filosófico es simplemente para hacerte reflexionar sobre que realmente hay un trabajo detrás de encontrar ese momento y que, insisto, hoy lo que pretendo es que tengas esa guía para que no trabajes en balde, para que vayas directamente al grano y te dediques a saber y a probar qué es lo que realmente te va a funcionar para encontrar el mejor momento, ese momento oportuno, el mejor momento óptimo para enviar tus correos a tus suscriptores.

Y es que, como te digo, acertar con el mejor

Así, a modo de resumen, lo que vamos a ver es qué nos dice el sentido común sobre los envíos de correos. Y vamos a ver si realmente lo que nos dice el sentido común es de sentido común o no, porque vamos a saber también qué dicen los datos.

También vamos a ver qué factores influyen a la hora de decidir el momento de envío de tus correos. Y, por supuesto, te voy a dar algunas herramientas, algunos consejos, algunas buenas prácticas que puedes utilizar para tomar tu propia decisión.

Vamos a ver cómo descubrir cuál es ese mejor momento para enviar correos a nuestros suscriptores e intentar lo que intentamos cuando hacemos marketing por correo electrónico: que tienes que hacer crecer la facturación de nuestro negocio. Vamos a empezar, como te decía, ¿qué es lo que nos dice el sentido común? ¿Por qué nos guiamos muchas veces a la hora de enviar correos? Pues el sentido común, así a modo de resumen, lo que viene a decir es que los lunes parece que hay un consenso en que los lunes no hay que enviar correos ni promocionales ni de ningún otro tipo, que todo el mundo entra en la rutina laboral de su día a día, están pensando en organizarse la semana, incluso en cómo sobrevivir a esa semana.

El día de la semana

Con lo cual los correos de trabajo, de obligaciones del día a día, parece que ganan no en prioridad a los correos promocionales que nosotros podamos enviarles. Luego tenemos la media semana, en la mitad de la semana.

Martes, miércoles, jueves. Parece que aquí también hay una especie de consenso sobre que son los mejores días para enviarnos nuestros correos, porque parece que es cuando ya la gente se ha hecho su rutina, está metido en su día a día habitual y es cuando nos pueden hacer un poco más de caso.

Llegamos ya al viernes, que parece que todo el mundo está pensando en el fin de semana, no se meten en tareas nuevas, aquí no hay tanto consenso sobre si es un buen día o no para enviar correos, si acaso a lo mejor por la tarde que ya la gente ya está de salida, de trabajo o a lo mejor ya está disfrutando del fin de la semana y parece tiene más tiempo de leer lo que tengamos que decirles en nuestros correos.

Y por último, el final de la semana. Bueno, aquí es verdad que depende de si eres B2B, donde no tiene mucho sentido enviar correos. Luego vamos a ver por qué. O B2C, a consumidor final, donde sí lo tiene.

Pero vamos a ver qué es lo que está ocurriendo. ¿Qué pasa? Porque esto es el sentido común, ¿no? Parece que todo esto que te cuento tiene mucha lógica. Pues sí, es verdad. Porque claro, yo es que a los finales de semana me voy al campo y tal, o no, mira, el correo del trabajo no atiendo a proveedores, porque yo desconecto el viernes y no tengo móvil corporativo y me voy y hasta el lunes no lo atiendo.

La hora del día

Bueno, vamos a ver qué hay de cierto en todo esto del sentido común respecto a cuándo es la mejor hora para enviar correos, y para verlo, pues, como te digo, con los datos. Bueno, los datos dicen que solemos enviar, que los datos de envío, lo que hacemos no es tanto lo de nuestros suscriptores, sino que, hacemos nosotros como remitentes, es que enviamos nuestros correos promocionales durante mucho más, durante los días laborables, de lunes a viernes que durante el fin de semana.

Y claro, esto genera un gran «pero», porque ya sabes que en todo esto siempre hay un «pero». Yo, especialmente, tengo unos cuantos. Pues el «pero» en este caso es que la realidad es el otro gran dato, que es qué pasa con esos correos, es decir, qué pasa con las tasas de apertura y clics, no varían en función del día de la semana, apenas hay variaciones, se mantienen constantes de lunes a domingo.

Pero bueno, estos son datos generales. Y lo que quieres es saber cuándo tú tienes que enviar tus correos a tus suscriptores. Esa será mi promesa al principio del episodio y vamos a ver qué tienes a hacer para dar con tu tecla, con su momento.

La primera clave es la constancia y aquí no te hablo tanto de la frecuencia o solo de las frecuencias sino la frecuencia mezclada con la constancia. No hablo tanto de que tengas que enviar un correo diario, ahora lo vas a ver, pero sí que la frecuencia y la constancia juegan un papel clave a la hora de determinar la mejor hora para enviar tus correos.

En todo esto que te estoy contando en este momento, con respecto a la frecuencia y la constancia, hay una parte de cuándo es mejor enviar los correos y otra de cómo crear el mejor momento para enviar tus correos, que parecen lo mismo, pero no lo es, porque tú piensas en nosotros como criaturas de hábitos.

No se trata tanto de cuándo será el momento como de cómo voy a generar yo ese momento. Y aquí la clave es la constancia, la frecuencia, la regularidad. Acostumbra a tu audiencia a recibir tus correos en un momento determinado, sea de la semana, del mes o de la quincena.

Ya sabes que yo te recomiendo, mínimo una vez a la semana, pero que sea en el mismo momento. No un día el martes, otro jueves, y ya no es una semana. Son nueve días. A ver si me acuerdo, es que no tengo tiempo.

Si tú mandas una newsletter dominical reposada, pues es dominical, el domingo y es por la mañana. Si mandas algo empresarial o de un informe o un documento, resumen de lo que sea, bueno a lo mejor son los miércoles, pero son todos los miércoles, y tú acostumbras a tu audiencia a que los miércoles se dediquen a leer tus informes.

Esa es, hay una parte en esto de cuándo es el mejor momento proactiva por nuestra parte en la que nosotros podemos generar ese momento, porque al final piénsalo, somos criaturas de hábitos y es verdad que ya tenemos unos hábitos incorporados, pues yo leo los medios a la hora de comer, cuando me levanto, etcétera, hay estadísticas sobre eso, pero también hay una parte de que los hábitos nos vienen por el interés que nos generan cuestiones que impactan desde fuera y esos impactos desde afuera para nuestros suscriptores tenemos que ser nosotros.

Así que recuerda que la frecuencia y la regularidad generan confianza y anticipación; que estén esperando tus emails. Vale, esto por un lado, pero, ¿qué más influye en el momento en que envías tus emails?

Bueno, pues no solo los datos influyen en el mejor momento para enviar tus emails. Así, a modo de resumen, y ahora me voy a extender en cada uno de estos puntos, también tienes tus objetivos de marketing, porque no es solo lo que quieren tus suscriptores, de lo cual te voy a hablar luego, sino hasta qué punto hay que hacerles caso o no.

¿Es lo mismo para todos?

¿Cuál es tu mensaje? ¿Cuál es el contenido? ¿De qué tratan tus newsletters? Y también, por supuesto, depende de quién sea tu suscriptor, porque no es lo mismo uno que otro.

Vamos a ver cada uno de estos puntos con detalle. Empezaremos con los objetivos de marketing. Es muy importante saber lo que quieres que tus suscriptores hagan cuando reciben un email, cuándo tienen que leerlo, qué tienen que hacer después de leerlo, qué es lo que tú quieres que hagan, porque esto influye en la decisión del mejor momento para enviarlo. Aquí me voy a remitir al episodio 3 del podcast, donde dediqué un capítulo entero a establecer objetivos en tus emails. No puedes hacer email marketing, te iba a decir sin escuchar ese episodio; puedes no escucharlo, pero no puedes hacer email marketing sin establecer objetivos en tus emails, y esto es fundamental. Nada de «yo no sé qué escribir»; no, es que no sabes para qué lo escribes. Tienes el episodio número 3.

Cuando acabes de escuchar este, si tienes un rato, te lo recomiendo para saber establecer esos objetivos para que realmente haya interés por parte de tus suscriptores en recibir tus emails. Te pongo aquí unos ejemplos.

Por ejemplo, si lo que quieres es que realmente lean todo el contenido de tu email, entonces esos mejores momentos son cuando uno está más reposado: un viernes por la tarde, los fines de semana, domingo por la mañana, tal vez por la noche, tranquilamente, en ese momento que todos tenemos de sentarnos delante de la televisión, esos momentos de tranquilidad y relax. O tal vez simplemente lo que queremos es posicionarnos en el top of mind, que nuestros suscriptores siempre nos tengan en mente. Cuando alguien diga «email marketing», que se acuerden de, por ejemplo, Paco Vargas. Ahí te da igual; lo puedes enviar en cualquier momento. La cuestión es que tu nombre esté en la bandeja de entrada. O simplemente son mensajes recordatorios; entonces ya tienes, por ejemplo, para un webinar. Tienes que enviar los emails necesarios para que realmente asistan, uno con la suficiente antelación para que se lo reserven en la agenda. Porque, ¿cuántas veces no has dejado de ir a un webinar porque te lo han vuelto a recordar cuando quedaba una hora y tú tal vez estabas en ese momento en el supermercado comprando y no te da tiempo a asistir al webinar? Me hubiera gustado, pero no lo reservé porque no hubo suficientes recordatorios antes.

Entonces, observa cuántos emails son necesarios para que las personas hagan lo que tú necesitas que hagan, cuánto y cuándo, que es precisamente de lo que estamos hablando hoy. Otro factor que también influye es qué les tienes que contar, o cuál es la temática habitual; no es tanto el tipo de email como la temática que sueles tratar.

Por ejemplo, si te dedicas a distribuir noticias, lo normal es enviar el email a primera hora de la mañana para tener las noticias de primera hora que marcan la agenda del día.

O tal vez tengas una urgencia porque hay que notificar algo, porque realmente se acaba o es una promoción. La urgencia la puedes generar tú; no necesita ser una urgencia externa. Por ello, en las urgencias, hay que enviarlas en el momento en que se producen.

Imagina que te dedicas a vender comida, como pizzerías, restaurantes, etcétera, hay unas horas en las que la gente ya está pensando en qué va a comer, entonces ese es el momento de enviar, no tiene sentido enviar el menú del día a las 8 de la mañana.

Sí, a lo mejor hay gente que se planifica y dice: «mira, sí me apetece comer esto», pero a las ocho de la mañana estamos pensando en el desayuno, no en la comida. De hecho, si revisas tu bandeja de entrada, las notificaciones del móvil, si tienes aplicaciones de pedido de comida o de reparto, eso es a lo que me refiero.

Verás que efectivamente los emails llegan a las horas que llegan porque está demostrado que es cuando mejor funcionan. O tal vez, como mencionábamos antes, en el B2B, pues el fin de semana no tiene mucho sentido enviar emails que no se van a atender o procesar hasta el lunes, dos días después.

Si envías un email a B2B el viernes por la tarde, muy probablemente se perderá, porque casi tres días después, el lunes, nadie se acordará de ese email. Así que lo que tengas que decir, lo que tengas que tratar, tu temática, tu sector, también influye en el mejor momento de envío.

Conoce a tu público

Y, por último, ¿a quién te diriges? Por ejemplo, casi todas las estadísticas que se refieren a frecuencia, toman en cuenta, mayoritariamente, los datos de escritorio. Pero, ¿y qué pasa con los dispositivos móviles?

Está demostrado que el mejor momento para enviar, si tu audiencia está en dispositivo móvil, es durante las noches y fines de semana, cuando la gente más se conecta. Esto ocurre con muchas aplicaciones móviles, por ejemplo, incluso con las redes sociales.

Esa gráfica de «ballena» que indica que la mayor interacción con nuestras publicaciones suele ser por la noche. También puede ocurrir, tal vez, que tu público sea un público freelance, que no tenga un horario fijo, porque es el típico autónomo que para o que no tiene un horario definido, como un jubilado.

Todo esto lo debes tener en cuenta a la hora de decidir cuál es el mejor momento para enviar tus emails. No puedes ignorarlo. Pero claro, tú, Paco, te dirás a ti mismo, adaptándome un poco al estilo de Sherlock Holmes: «Está muy bien, pero ¿cómo lo aplico concretamente? ¿Qué debo hacer?»

Vamos a verlo. Te voy a ofrecer cuatro herramientas. Dependiendo de tu proveedor de servicios de email marketing o de las herramientas que utilices habitualmente, es posible que no puedas implementar las cuatro, pero como siempre digo, no es necesario que utilices todas.

Empieza con lo que tienes, utiliza lo que ya está a tu disposición. La primera es, por ejemplo, la opción de reenvío automático. Algunos proveedores de servicios de email marketing ofrecen una opción para que, automáticamente, después de un período de tiempo que tú determines, se vuelva a enviar un email con alguna ligera modificación para generar aperturas por parte de aquellas personas que en ese momento todavía no han abierto el email que les enviaste.

Aunque tu proveedor no ofrezca la opción de reenvío automático, puedes hacerlo de forma manual. Cuando programas un newsletter, programa dos, creando un segmento para la gente que no ha abierto un email en un momento determinado.

Esto, como digo, también depende de la situación. No puedes hacerlo siempre, porque si estás en una campaña de lanzamiento enviando un email todos los días, no tiene mucho sentido reenviarlo después de unas horas. Aunque tengo otras estrategias que quizás comparta algún día en el podcast.

¿Qué más puedes hacer? Otro consejo es entregar tus emails según las zonas horarias de tus suscriptores, es decir, no enviarlos a las 8 de la mañana de tu horario porque te conviene a ti, sino a las 8 de la mañana del horario de la persona que lo recibe. Y esto, aunque no todos, muchos proveedores de email marketing ya lo permiten. Otra manera de acertar es con emails transaccionales.

¿De qué manera? Por ejemplo, cuando configuras un email para que se envíe automáticamente al suscribirse, en vez de esperar a las 8 de la mañana del día siguiente para enviar ese siguiente email, puedes establecer una espera de un día completo o de 12 horas, lo que necesites en ese momento, pero referenciado no a las horas en que tú quieres que se envíe, sino basado en la hora en que se suscribieron.

Es decir, si yo establezco una espera de un día, pues que se envíe a la misma hora al día siguiente. ¿Será eficaz o su eficacia dependerá más bien de otros factores? En esto, si a esa hora se suscribió, quiere decir que probablemente esté delante del ordenador, lo cual sugiere que es probable que esté pendiente del correo electrónico.

No tengo que buscar más indicios. La pista ya me la ha dado el suscriptor al realizar una acción a esa hora. Cabe destacar que también puede ser que tengas una automatización que, cuando se visite cierta página de mi web, especialmente si tienes un e-commerce y se abandona, se genere un email.

Entonces, no tienes que pensar demasiado en cuándo enviar ese email; ese email se envía solo cuando se realiza una acción específica en un momento en el que tu suscriptor está pendiente de comprar algo que tú vendes.

De esta manera, también puedes establecer tu rutina con una espera hasta la hora y el día que tú decidas. Como te digo, también puedes configurar en la automatización, desde el principio, cuál será tu horario.

Pero, utilizando también emails transaccionales, podemos intentar acertar con la mejor hora en función del comportamiento de nuestros suscriptores. Y luego hay una función, que solo he visto en un proveedor, aunque seguramente haya otros que la ofrezcan, que consiste en hacer el envío en el momento en que cada suscriptor tenga más probabilidades de abrir y clicar ese email. Es decir, tú envías el email, y este solo se entrega a cada suscriptor en el momento que, según su comportamiento habitual, tenga más probabilidades de interactuar, con lo cual a algunos se les enviará por la mañana, a otros por la tarde, y a otros por la noche. La cuestión es que se da un tiempo para que ese email se envíe, normalmente dentro de un plazo máximo de 24 horas.

Esta es una acción bastante específica, que yo no uso muy a menudo porque envío un email diario y no tiene mucho sentido en mi caso. Pero cuando lo he utilizado con clientes en alguna campaña, he notado tasas de apertura incluso un 10% superiores, para que veas la importancia que puede tener. Sin ser algo decisivo, es esa diferencia que se logra con este método de enviar a cada uno en su momento adecuado, sin ser perfecto, porque muchas veces al proveedor le faltan datos para alcanzar una precisión quirúrgica, pero si te marca un 10% más de aperturas o de clics, obviamente son muchas más las probabilidades también de vender y de aumentar tu facturación.

Conclusión

Dedica el tiempo y la energía necesarios para analizar, como siempre digo, porque al final nada de lo que hagas vale si luego no te paras a analizar qué ha ocurrido con todo eso que has hecho.

Pero, como te digo, al final, la clave está más en lo que cuentas que en cuándo lo cuentas. Lo que interese a tus suscriptores. El momento del envío solo es la guinda del pastel, pero solo con la guinda no se hace un cumpleaños.

Necesitas el pastel, y el pastel es hacer las cosas bien, generar contenido relevante. Y eso no es negociable. Así, resumiendo las conclusiones de hoy, ponte en la piel de tus suscriptores, no pienses que tú eres tu cliente, lo cual siempre digo que es un error, pero sí, considera, por ejemplo, a un alto ejecutivo y algo que estás vendiendo: ¿cuándo podría ser un buen momento para enviarle un email?

Ten en cuenta tus objetivos de marketing. Recuerdo que hay un episodio completo, el episodio número 3, donde puedes ver cómo establecer objetivos para tus emails. Que utilices algunas o todas las herramientas, los cuatro consejos que he dado, literalmente cuatro, no porque sean pocos, sino porque son cuatro cosas concretas que puedes hacer y que puedes implementar prácticamente con cualquier proveedor de email marketing.

Entonces, úsalas, hazlo, tómate el tiempo para analizar los resultados y siempre ten en cuenta que la clave de todo esto es la calidad del email. La calidad es más importante que el momento.

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