¿Por qué tus emails llegan tarde?

No creas que esto es darle al botón y que tus suscriptores reciban el email o programarlo a una hora y que justo a esa hora van a recibir tu email, o que cuando alguien se suscribe, inmediatamente, tal y como tú has dicho en esa automatización, van a recibir el email de confirmación o el email de bienvenida.

Especialmente cuando hablamos de email marketing, no es algo que debas dar por supuesto, sino más bien al contrario, es algo de lo que te tienes que ocupar proactivamente. Si no lo haces, habrá consecuencias, como suscriptores que se quejan de que no les llegan los emails, y por supuesto vas a ver un incremento en tus tasas de suscriptores no confirmados. Esto duele más si estás invirtiendo en publicidad, que en estos días, como sabes, tiene los precios disparadísimos y seguirán subiendo.

Ponte las pilas con esto, de eso hablaremos otro día. Hoy veremos por qué ocurre esto, por qué hay cierta demora en la entrega de tus emails, qué factores influyen y qué puedes hacer para mejorar el tiempo de entrega de los emails que envías a tus suscriptores.

Tu herramienta de email marketing

Lo primero que hay que tener en cuenta es tu herramienta de email marketing, que es tu proveedor de servicios de email marketing.

Básicamente, tu herramienta de email marketing es lo que te va a permitir enviar de forma masiva, económica y con garantías tus emails. Esta es la premisa sobre la que contratamos estas herramientas. Son muy económicas realmente para el retorno de la inversión que tienen, porque no es ni mucho menos el mayor coste en tu estrategia de email marketing. Con muy poco, a poco que tengas una venta, vas a amortizar con creces el coste mensual de la herramienta. Por eso las contratamos, esa es la parte económica. También está la parte masiva y de tiempo, que no tengamos que estar enviando a cientos o miles de suscriptores nuestros emails uno a uno. Pero la cuestión es la tercera pata: que llegue con garantías. Es verdad que a veces ocurren cosas, y para entender por qué se demoran tus emails, lo siguiente que tienes que entender, relacionado con tu herramienta de email marketing, es quién está enviando estos emails. El papel de tu proveedor de servicios de email marketing es enviar los emails en tu nombre, es decir, en realidad los están enviando ellos, tu herramienta, desde sus servidores, en tu nombre, no directamente desde tu dirección de email. Esto influye porque, por un lado, está tu dirección de email, que es importante que no sea gratuita. Hace no mucho también hablé de este asunto, de cómo debías elegir tu dirección de email y cómo influía en tu entregabilidad y en la eficiencia de tus correos.

No solo en la entregabilidad, sino también en cómo funcionan tanto los asuntos como el contenido dependiendo de la dirección de correo que envíes.

Esa es la parte tuya, por decirlo de alguna manera. La parte que pone tu herramienta de email marketing es una dirección de email que te aporta mientras tú estés dado de alta, es una dirección que te aporta tu proveedor de email marketing. Esta es la dirección desde donde realmente se envía. A efectos del cliente de correo de tu suscriptor, le aparecerá como una especie de epígrafe que indica que se está enviando desde ahí. «Hola, soy GetResponse.» «Hola, soy MailChimp.» «Hola, soy ActiveCampaign.» En principio, soy de fiar, porque más o menos nos entendemos, pero que sepas que soy yo enviándolo en nombre de esta persona y eso es lo que va a quedar ahí en tu cliente de correo.

La combinación de ambas influye en la entregabilidad de tus emails y también en que se demoren más o menos. La gran pregunta es si influye el plan de precios que tengas en tu herramienta de email marketing. La respuesta es que sí, el plan que tengas contratado con tu herramienta de email marketing es muy relevante para la entregabilidad de tus emails.

Especialmente en los planes gratuitos, esto es normal. No van a tratar igual a cualquiera que se pueda abrir una cuenta en un momento determinado que a una persona que está pagando religiosamente mes a mes.

Y dentro de estos que están pagando, evidentemente, parte del precio o de las diferencias entre unos planes de precios y otros son mejoras en la entregabilidad, mejoras en los servidores, en la dedicación que tienen hacia tu lista de suscriptores.

Evidentemente influyen otras cosas en el precio, como pueden ser las características, pero digamos que esa es la parte tangible de por qué te suben el precio. Detrás de eso, lo que hay son ciertas funcionalidades. Las diferencias de precios que no son muy elevadas entre unos planes y otros, sobre todo si realmente estás sacando partido a esas funcionalidades, no justifican tanto esta subida de precio. Al final, son funcionalidades que simplemente se deshabilitan y no suponen tanto. Sin embargo, la entregabilidad y demás sí son un coste realmente grande para estas herramientas de email marketing, que tienen el coste de tener unos servidores activos. Así que sí, en la entregabilidad influye el plan que tengas y en la demora en la entrega de tus emails, en la velocidad y en la prioridad. Vamos a ver con qué otros factores se mezcla esto para que lo entiendas mejor.

La ubicación

¿Dónde estás ubicado? ¿Desde dónde se está enviando tu email? Esto establece si la vía de salida es más rápida o más lenta. Incluso todo el tema de verificación de la cuenta de correo también depende del plan de pago que tengas.

Ahora ya casi todas las herramientas están en esa línea de verificarte los emails porque les interesa, pero dependiendo de qué herramienta estés utilizando, puede que tengas menos garantías según el plan de pago que elijas o si es un plan gratuito.

Este tema es tan importante que recibí un email de MailerLite anunciando cambios en sus planes de precios. Donde antes simplemente pagabas por el número de suscriptores, ahora vas a empezar a pagar en función de las características. Al final, todas las herramientas tienden a esto porque su esfuerzo de mantenimiento realmente está en la calidad de las listas y, obviamente, priorizan a quien más paga. Es algo lógico y que todos podemos entender.

Otra cosa que influye es tu servidor, el servidor donde tienes alojada tu página web o aquel al que está apuntando tu dominio.

Ya hemos visto que una de las patas es tu dirección de email que apunta a tu dominio. Vamos a dar por hecho que si estás escuchando esto, está prohibido enviar desde cuentas gratuitas de email como Yahoo, Hotmail o similares.

Como te decía, tu dominio estará alojado en un servidor y aquí tenemos lo de siempre con el tema de los servidores: compartido o dedicado. Cuando estás en un servidor compartido, debes actuar bien, pero también depende de que tus vecinos de hosting también estén haciendo las cosas bien.

Si tus vecinos de servidor están realizando malas prácticas, eso puede afectarte. No hablo de la empresa de hosting, sino de los otros usuarios con los que compartes servidor. Si ellos están haciendo malas prácticas, tus emails podrían ser considerados como spam por parte de los servidores de correo.

La alternativa a esto es el servidor dedicado. Prácticamente nadie tiene uno porque es un coste bastante elevado, pero realmente el rendimiento, si tú estás haciendo las cosas bien y eliges un buen proveedor de hosting, no te debería hacer falta. Si tuvieras un volumen de datos exagerado, tal vez sí, pero tiene que ser muy exagerado para justificar ese precio. Lo normal es que estés en un servidor compartido.

El hosting

También influye cuál es la empresa de hosting y dónde está alojada. No es que sea mejor o peor, pero si tu servidor está alojado en Kuala Lumpur y la mayoría de tu base de datos está en España, tus emails van a tardar más tiempo en llegar. Esto es lógico, igual que tu web tardará más tiempo en cargar, etcétera.

Vamos, lo mismo que vale para elegir un proveedor para otras cuestiones, como pueden ser el SEO o la experiencia de usuario, vale para este tema del email marketing. Bien, ahora vamos a pasar a algo que también influye, un elemento que también influye en la demora de la entrega de tus emails, pero que no está tanto en tus manos, que es desde dónde están leyendo tus suscriptores sus emails.

¿Qué cliente de correo están utilizando? El cliente de correo es la herramienta con la que tus suscriptores acceden a su bandeja de entrada para leer sus emails y también para hacer sus envíos.

Pero a lo que a nosotros nos interesa es cómo influye el cliente de correo en el tiempo de entrega de tus emails. Te voy a poner un caso, el mío propio.

Como cliente de correo corporativo, utilizo Gmail, pero utilizo la cuenta gratuita. De momento no me hace falta contratar el plan de pago, cosa que seguramente haga en el futuro, pero no es el momento ahora mismo.

¿Qué ocurre? Mientras que en la cuenta gratuita recibo los correos de forma inmediata, en los correos corporativos no. Incluso si quiero recibir un correo, puede haber una demora.

Cuando digo demora, me refiero a que el tiempo de consulta del email puede ser cada 30, 40, 50 minutos, a veces 15, pero puede haber una demora importante entre que alguien me envía un correo y yo lo recibo, incluso cuando le doy a refrescar.

Hasta el punto de que si realmente sé que me están enviando algo, tengo que ir a ajustes y darle explícitamente a consultar la bandeja de correo en ese momento, y entonces sí, todo va como la seda.

Pero, claro, esta demora la asumo porque el correo es un medio asíncrono y tengo una alternativa rápida para consultar mi correo de forma cien por cien actualizada.

Pero ten en cuenta que tus suscriptores no tienen por qué saber esto y pueden estar recibiendo los correos con mucha demora. Esto, en el caso del email de confirmación, puede ser un problema. No somos tantos los que utilizamos herramientas de este tipo, pero puede influir según qué cliente de correo utilicen, o si en su empresa tienen determinadas configuraciones para que los correos no lleguen de forma inmediata, por ejemplo, para no distraer a los empleados.

Esto obviamente puede influir negativamente, sobre todo en el tema del email de confirmación. Otra cosa que también influye en el tiempo de entrega de tus emails es la cantidad de leads que estás captando, sobre todo en un corto espacio de tiempo, como durante un lanzamiento, donde puedes captar 200, 300, 400 y 500 leads al día, incluso más.

Claro, puede coincidir que mientras se está produciendo esta captación de leads, tú también tengas que ir haciendo envíos de emails para mantener la atención de los que se han suscrito primero, etcétera. Esto produce un cuello de botella en los envíos de emails entre confirmaciones, bienvenidas y envíos de newsletter, que hace que no todos los emails lleguen a la vez.

Piensa en esto como un embudo que se crea, lo que hace que algunos emails lleguen antes y otros más tarde. Esto en un lanzamiento es bastante habitual y también influye la herramienta que utilices, porque hay herramientas con las que ocurre bastante más. Puedes recibir tickets de soporte del tipo «oye, no recibo nada».

Si estás captando muchos leads, tendrás muchos tickets de este tipo. Esto no quiere decir que a todo el mundo le llegue tarde, pero obviamente, cuando estás captando muchos leads, es más probable que esto ocurra.

Tómalo como algo bueno, porque cuando no dicen nada, pues directamente no confirman, y es un lead que has perdido. Y como decía al principio, si estás pagando por esos leads, es un coste bastante alto que estás asumiendo.

Los usos horarios

Otra cosa que también influye es el horario y dónde está el servidor. Y cuando digo el servidor, me refiero a tu herramienta de email marketing, aunque también influye tu propio servidor.

Tu horario de envío puede coincidir con horarios de mantenimiento de tu herramienta de email marketing. He detectado que esto ocurre mucho en ActiveCampaign, por ejemplo, cuando haces un envío a primera hora de la mañana puede tardar bastante más. ¿Por qué?

Porque a esas horas, de madrugada en Estados Unidos, se están realizando tareas de mantenimiento rutinarias. No estamos hablando del típico email que te envían de “no vamos a tener servicio el próximo día durante dos horas de tal hora a tal hora,” y entonces no envías nada porque sabes que no funcionará esas dos horas.

No, te estoy hablando de tareas de mantenimiento rutinarias de cualquier máquina de almacenamiento. Pero no solo eso, sino que además puede haber campañas especiales en el país de tu servidor, que tú no estás teniendo en cuenta porque no las hay en tu país.

El Día del Padre no es igual aquí que en otros países, los Santos Inocentes, etcétera. Hay campañas que no tienen la misma importancia o que cambian las fechas. No puedes comparar un Halloween en Estados Unidos con un Halloween en España, por mucho que ahora parezca que todos nos estamos apuntando a la moda, o un Black Friday. No tiene nada que ver lo que estamos haciendo aquí con la importancia que tiene, por ejemplo, en Estados Unidos. Si tienes ahí alojada tu lista de correo, como puede ser con MailChimp, ActiveCampaign, un San Valentín, un Black Friday, el Día de la Independencia en Estados Unidos, por ejemplo, el 4 de julio, es una campaña súper importante. Entonces, échate a temblar, porque el Día de la Independencia es muy importante para los estadounidenses, y te vas a encontrar con un cuello de botella, y probablemente tú no seas prioritario para esos clientes. O el Día del Soltero, que viene de China, aquí todavía se celebra poco, pero el 11 de noviembre también hay un cuello de botella en los envíos. Esto puede influir en la demora y también en la entregabilidad.

El envío por bloques

Otro factor que influye en que tus emails se entreguen un poco más tarde, especialmente cuando programas tu newsletter, es el envío por bloques. Esto no es algo negativo, al revés, es una medida que tienen la mayoría de las herramientas de email marketing para mejorar la entregabilidad, sobre todo si tienes miles de leads.

Para evitar esos cuellos de botella al enviarlo todo a la vez, dividen la lista en bloques y los van mandando poco a poco: primero el bloque 1, después el bloque 2, el bloque 3.

Esto hace que, por ejemplo, tengo clientes con listas de 50, 60 y hasta 100,000 suscriptores, y puede demorar el envío desde que se envía el primero hasta que se envía el último, incluso hasta 15 minutos.

Si programas tu newsletter a las 8, no te extrañe que alguien la reciba hasta las 8:15. Si además le sumas cualquiera de los factores anteriores, entenderás por qué a veces llegan los emails tan tarde. No estamos hablando de 1 o 2 minutos, es que a veces tarda hasta media hora en llegar un correo.

Como te digo, no es lo normal, sobre todo para listas muy grandes y cuando se dan todos los factores. Pero que sepas que si no entrega por bloques cuando programas tu newsletter, no pasa nada, hay gente que lo recibirá varios minutos después de que tú lo hayas programado.

Normalmente, una newsletter no tiene una urgencia de ser leída un minuto justo después de que la envías. No dramaticemos con esto, pero que sepas que también influye y que suma a ese tiempo de demora si se dan otros factores, como la captación de leads. Si estás enviando por bloques y además estás captando leads por otro lado, esto se va a demorar mucho más. Es una medida para protegerte y ten en cuenta que en cualquier herramienta del marketing estás compartiendo el servidor, no vas a tener un servidor dedicado para ti mismo, que es posible contratar, pero que yo todavía no he conocido el caso.

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